Review
Offene Prüfaufgaben bearbeiten und Rechnungen für die Freigabe vorbereiten.
Was ist eine Review-Aufgabe?
Eine Review-Aufgabe (Review-Task) zeigt, was an einer Rechnung noch von einer Person geprüft oder geklärt werden muss. Diese Aufgaben werden im Bereich Review gesammelt – dem zentralen Arbeitsplatz für die Buchhaltung in kontori.
Eine Aufgabe entsteht zum Beispiel, wenn die KI bei einem Buchungsvorschlag nicht sicher genug ist oder eine Prüfung Unstimmigkeiten entdeckt, etwa ein fehlendes Leistungsdatum.
Eine Rechnung kann mehrere Review-Aufgaben haben. Solange eine erforderliche Prüfung offen ist, beginnt die Freigabe noch nicht.
- Review-Aufgaben klären. Vorschläge und Prüfhinweise werden geprüft, bei Bedarf korrigiert und bestätigt.
- Freigabe startet automatisch. Sind alle erforderlichen Prüfungen abgeschlossen und die Kontierungen bestätigt, startet der hinterlegte Freigabeprozess.
- Sync ins ERP. Nach der Freigabe wird der Sync ins angebundene ERP-System durchgeführt.
Der Freigabeprozess muss also nicht von Hand gestartet werden. Die nächsten Schritte sind unter Freigaben beschrieben.
Aufgaben finden
Öffne Review in der linken Navigation. Die Tabelle zeigt die Aufgaben, die noch geprüft werden müssen. Auch Prüfhinweise und abgelehnte Rechnungen können hier auftauchen.
- Review öffnen: Hier sind die offenen Prüfaufgaben gesammelt.
- Offene Aufgaben anzeigen: Wähle beim Status Offen. Über Typ kannst du zum Beispiel nur Kontierungen anzeigen.
- Aufgabe öffnen: Klicke in der Spalte Aufgabe auf die passende Zeile.
Kontierung prüfen
Die Kontierung (Accounting) ist die wichtigste Review-Aufgabe für die Buchhaltung. Hier wird geprüft, ob das Sachkonto und die weiteren Zuordnungen zur Rechnung passen – zum Beispiel die Kostenstelle.
- Rechnung ansehen: Blende den Originalbeleg über das Dokument-Symbol Rechnung oben rechts ein. Vergleiche ihn mit den Positionen.
- Zuordnungen prüfen: Kontrolliere die Vorschläge rechts. Klicke auf eine Zuordnung, wenn du sie ändern möchtest. Gleiche Kontierungen sind zusammengefasst. Änderungen gelten für die angehakten Positionen.
- Abschließen: Sind alle Positionen richtig zugeordnet, klicke auf Speichern und bestätigen.
Die erledigte Aufgabe verschwindet anschließend aus der offenen Liste. Hat die Rechnung weitere offene Review-Aufgaben, müssen auch diese geklärt werden, bevor die Freigabe startet.
Wie kontori dabei lernt
Bestätigte Kontierungen dienen der KI als Beispiele für ähnliche Rechnungen. So lernt kontori während der täglichen Arbeit dazu und kann künftig passendere Vorschläge machen. Ein separates KI-Training ist nicht nötig.
Welche weiteren Aufgaben gibt es?
| Aufgabe | Prüfung |
|---|---|
| Rechnungsprüfung | Einen Hinweis zur Rechnung, zum Beispiel ein fehlendes Leistungsdatum. |
| Artikelzuordnung | Welcher Artikel zu einer Rechnungsposition gehört. |
| Dokument & Vorgang | Zu welchem Vorgang ein Beleg gehört. |
| Wareneingang & Vorgang | Zu welchem Vorgang eine eingegangene Lieferung gehört. |
| Freigabe-Nachbearbeitung | Was nach einer abgelehnten Freigabe korrigiert werden muss. |
Die Tabelle einrichten
Eine Ansicht (View) speichert die Spalten und Filter der Tabelle. Damit lässt sich zum Beispiel eine Übersicht aller offenen Kontierungen wieder aufrufen.
- Wähle bei Typ die Kontierung und bei Status Offen.
- Öffne Spalten ein- und ausblenden, wenn du zum Beispiel Konto und Kostenstelle sehen möchtest.
- Klicke oben auf den Namen der aktuellen Ansicht und wähle Als neue Ansicht speichern.
- Vergib einen Namen, zum Beispiel Offene Kontierungen, und klicke auf Speichern.
- Ansichten öffnen: Klicke auf den Pfeil neben dem Seitentitel.
- Ansicht auswählen: Wähle zum Beispiel Offene Kontierungen. Der Seitentitel zeigt den Namen der gewählten Ansicht.
Ansichten verändern nur die Übersicht. Die Rechnungen und Aufgaben bleiben dieselben.