Freigaben einrichten
Richtlinien, Freigabestufen und Zuständigkeiten für Rechnungen festlegen.
Was legt eine Freigaberichtlinie fest?
Eine Freigaberichtlinie bestimmt, welche Rechnungen freigegeben werden müssen, welche Schritte dafür nötig sind und wer entscheidet. Zum Beispiel kann zuerst die zuständige Fachabteilung und anschließend die Buchhaltung prüfen.
Die Einrichtung erfolgt zentral unter Freigaben → Richtlinien im Arbeitsbereich. Die tägliche Bearbeitung ist getrennt davon unter Meine Freigaben beschrieben.
Sobald alle erforderlichen Review-Aufgaben abgeschlossen und die Kontierungen bestätigt sind, startet kontori den passenden Freigabeprozess automatisch.
Den Ablauf vorbereiten
Vor dem Anlegen sollten drei Punkte feststehen:
- Wer entscheidet? Freigebende müssen als aktive interne Personen mit der passenden Anmelde-E-Mail-Adresse vorhanden sein.
- In welcher Reihenfolge? Welche Prüfungen folgen aufeinander, und welche dürfen gleichzeitig stattfinden?
- Welche Zuordnung gilt? Wenn zum Beispiel die Kostenstelle die Zuständigkeit bestimmt, müssen die Kostenstellen unter Kontierung vorhanden sein.
Eine Richtlinie anlegen
- Öffne Freigaben und den Reiter Richtlinien.
- Klicke auf das Plus-Symbol Neue Richtlinie neben der Richtlinienliste.
- Vergib einen verständlichen Namen, zum Beispiel Fachprüfung und Buchhaltung.
- Lege den Geltungsbereich und die Freigabestufen fest, wie unten beschrieben. Der Schalter Aktiv bestimmt, ob die Richtlinie für neue Freigaberunden berücksichtigt wird.
- Klicke abschließend oben rechts auf Richtlinie erstellen. Bei einer bestehenden Richtlinie heißt der Button Speichern.
- Richtlinien öffnen: Neue Richtlinien werden über das Plus-Symbol angelegt; bestehende über ihren Namen in der Liste geöffnet.
- Geltungsbereich festlegen: Im Beispiel gilt die Richtlinie für Rechnungen mit einem Bruttobetrag über 0. Ohne Bedingungen gilt sie für alle Rechnungen.
- Änderungen speichern: Name, Aktiv-Schalter, Bedingungen und Stufen werden über den Button oben rechts gespeichert.
Für welche Rechnungen gilt die Richtlinie?
Unter Geltungsbereich → Bedingung hinzufügen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
| Bedingung | Bedeutung |
|---|---|
| Kontierungswert | Die Rechnung enthält eine bestimmte Zuordnung, zum Beispiel die Kostenstelle Verwaltung. |
| Betragsgrenze | Der Bruttobetrag der Rechnung liegt über dem eingetragenen Betrag. Bei 5.000 greift die Regel also erst oberhalb von 5.000, nicht bereits genau bei 5.000. |
Mehrere Bedingungen sind mit und verbunden: Alle müssen erfüllt sein. Ohne Bedingungen gilt die Richtlinie für alle Rechnungen.
Bei mehreren aktiven Richtlinien verwendet kontori die erste passende Richtlinie von oben. Über die Pfeile Nach oben und Nach unten lässt sich die Reihenfolge ändern. Spezielle Regeln gehören deshalb vor eine allgemeine Richtlinie für alle Rechnungen.
Freigabestufen und Reihenfolge festlegen
Eine Freigabestufe ist eine einzelne Prüfung innerhalb der Richtlinie, zum Beispiel Fachprüfung oder Buchhaltung.
- Wähle eine vorhandene Stufe unter Ablauf, oder ergänze sie über Stufe hinzufügen.
- Vergib einen Stufennamen und wähle rechts die Zuständigkeit.
- Lege bei Bedarf Bedingungen nur für diese Stufe fest. Ohne Bedingungen wird sie immer benötigt; eine nicht passende Stufe wird übersprungen.
- Ordne die Stufen im Ablauf an: Stufen auf derselben Ebene laufen parallel. Eine folgende Ebene beginnt erst, wenn die erforderlichen Zustimmungen der vorherigen Ebenen vorliegen.
Zum Umordnen den Griff einer Stufe ziehen: in eine vorhandene Ebene für parallele Prüfungen oder in eine neue Ebene für einen weiteren Schritt in der Reihenfolge.
- Reihenfolge prüfen: Im Beispiel folgt die Buchhaltung erst nach der Fachprüfung. Stufe hinzufügen ergänzt einen weiteren Schritt.
- Zuständigkeit wählen: Hier bestimmen die Kostenstellen der Rechnung, welche Personen die Fachprüfung übernehmen.
- Freigebende zuordnen: Unter Freigebende wird je Kostenstelle über Person hinzufügen festgelegt, wer entscheidet.
- Zustimmungen festlegen: Alle verlangt die Zustimmung aller zugeordneten Personen. Eine Zahl legt die erforderliche Mindestanzahl für diesen Kontierungswert fest.
Wie werden die zuständigen Personen bestimmt?
| Zuständigkeit | Einrichtung und Verhalten |
|---|---|
| Nach Dimension | Eine Kontierungsdimension auswählen, zum Beispiel Kostenstelle. Unter Freigebende Personen je Wert zuordnen und die erforderlichen Zustimmungen festlegen. Enthält eine Rechnung mehrere Werte, müssen die jeweiligen Anforderungen erfüllt werden. |
| Automatisch per KI | Den Personenpool und die Mindest-Konfidenz festlegen. Das ist die Sicherheit, ab der die KI eine Person automatisch zuordnet, zum Beispiel 0,85 für 85 %. Unsichere Vorschläge bleiben zur manuellen Zuweisung offen. Die Freigabeentscheidung trifft weiterhin eine Person. |
| Manuell zuweisen | Die Stufe startet ohne zugeordnete Person. Im Reiter Alle Freigaben wird die passende Person über Zuweisen ausgewählt und die Zuweisung mit einem Kommentar gespeichert. |
Die Mindestanzahl der Zustimmungen darf die Anzahl der zugeordneten Personen nicht überschreiten. Fehlen Zuständige für einen benötigten Wert, bleibt eine Zuweisung offen.
Der Schalter Kontierung bearbeiten erlaubt den Freigebenden dieser Stufe, Zuordnungen an der Rechnung zu korrigieren. Eine Änderung kann eine neue Freigaberunde erforderlich machen.
Speichern und den Ablauf prüfen
Nach dem Speichern eine geeignete Beispielrechnung durch Review und Freigabe begleiten:
- Prüfen, ob die erwartete Richtlinie gewählt wurde und die richtigen Stufen erscheinen.
- Unter Alle Freigaben auf fehlende Zuweisungen achten. Nur zugeordnete Aufgaben erscheinen in der persönlichen Übersicht der freigebenden Person.
- In der Rechnung den Freigabeverlauf prüfen. Nach allen erforderlichen Zustimmungen folgt der Sync ins ERP.
Bestehende Freigaberunden behalten ihren hinterlegten Ablauf. Eine Änderung der Richtlinie ersetzt laufende Freigaben nicht rückwirkend.