SAP B1 Belegbezüge
Wann kontori eine Bestell- oder Wareneingangsposition als Rechnungsbasis verwendet und wo SAP den Basisbeleg oder Belegbezug zeigt.
Positionsbasis und Belegbezug
Bei der Rechnungsübergabe kann kontori vorhandene SAP-Belege auf zwei Arten verknüpfen:
- Positionsbasis: Eine Rechnungsposition basiert direkt auf einer bestimmten Bestell- oder Wareneingangsposition. Im Rechnungsentwurf führt Basisbeleg… zum zugrunde liegenden SAP-Beleg.
- Belegbezug: Die Rechnung verweist auf einen Beleg als Ganzes. Dieser Bezug steht unter Buchhaltung → Bezugsbeleg. Er ersetzt keine Positionsbasis und bildet keine Mengen- oder Betragsübernahme aus einer bestimmten Basisposition ab.
Beides kann gleichzeitig vorhanden sein: Die Rechnungsposition basiert etwa auf einem Wareneingang, während die ursprüngliche Bestellung zusätzlich als Belegbezug hinterlegt ist.
Auswahl des Basisbelegs
| Fall | Ergebnis im SAP-Rechnungsentwurf |
|---|---|
| Artikelrechnung mit passendem offenem Artikel-Wareneingang | Die passende Wareneingangsposition wird bevorzugt als Basis verwendet. Die Bestellung bleibt nachvollziehbar. |
| Artikelrechnung mit passender offener Artikelbestellung, ohne verwendbaren Wareneingang | Die Bestellposition wird direkt zur Basis. Ein Wareneingang ist keine Pflicht. |
| Artikelrechnung ohne Bestellung und Wareneingang | Direkte Artikelpositionen, ohne Basis und ohne Belegbezug. |
| Servicerechnung mit passendem offenem Service-Wareneingang | Die Service-Wareneingangsposition wird zur Basis; die ursprüngliche Bestellung kann zusätzlich referenziert sein. |
| Servicerechnung mit passender offener Servicebestellung | Die Servicebestellposition wird zur Basis, auch bei Teilabrechnung oder leerem Bestellkonto. |
| Servicerechnung zu einer Artikelbestellung | Keine Artikel-Positionsbasis; die passende Bestellung wird als Belegbezug hinterlegt. |
| Servicerechnung mit Basisposition und zusätzlicher freier Position | Die zuordenbare Position behält ihre Servicebasis; die freie Position wird ohne Positionsbasis geschrieben. |
Artikelrechnung auf Wareneingang
Im Beispiel basiert die Rechnung auf Wareneingang 479; dahinter steht Bestellung 460. Eine bereits geschlossene Bestellung verhindert die Abrechnung auf einem noch offenen Wareneingang nicht. Aus dem Wareneingang lässt sich dessen Bestellung wiederum über Basisbeleg… öffnen.
Der Basisbeleg der Rechnung ist der Wareneingang. Seine Positionen zeigen die Lieferung; die Rechnung enthält die tatsächlich abgerechneten Mengen und Beträge.
Teilabrechnung einer Serviceleistung
Für Servicebasen zählt der noch offene Betrag der passenden Position. Im Beispiel werden 40 EUR netto aus einem Service-Wareneingang über 100 EUR netto abgerechnet. Die Rechnung basiert auf Wareneingang 480; Bestellung 464 ist zusätzlich als Belegbezug hinterlegt. Ein SAP-Artikelcode oder eine Artikelmenge ist für diese Serviceposition nicht erforderlich.
Artikel/Serviceart: Service kennzeichnet den Basisbeleg. Der geparkte Rechnungsentwurf verbraucht den offenen Wareneingangsbetrag noch nicht.
Eine Servicebestellung mit mehreren Positionen kann entsprechend positionsweise teilabgerechnet werden, etwa 40 statt 100 EUR in der ersten und 200 EUR vollständig in der zweiten Position.
Belegbezug ohne Positionsbasis
Eine Positionsbasis braucht eine eindeutige Zuordnung zur konkreten SAP-Position. Bei Serviceleistungen erfolgt sie über eine bestätigte Positionszuordnung in kontori oder eine eindeutige SAP-Positionsreferenz. Ähnliche Beschreibungen, gleiche Sachkonten oder allein eine Bestellnummer reichen dafür nicht.
Geschlossene, stornierte, mehrdeutige oder mengen- beziehungsweise betragsmäßig nicht ausreichende Basispositionen werden nicht verwendet. Ohne geeigneten Wareneingang kann eine passende offene Bestellung als Basis dienen. Ist keine eindeutige Basis verwendbar, werden die Positionen direkt aus der bestätigten Kontierung geschrieben; passende, nicht stornierte Belege können als Belegbezug erhalten bleiben. Eine fehlende Positionsbasis allein stoppt den Export nicht.
Die Servicerechnung verweist auf Bestellung 461. Über den gelben Pfeil lässt sich die Artikelbestellung öffnen; eine direkte Positionsbasis besteht hier nicht.
Zusätzliche freie Sachkontenpositionen
Eine zusätzliche freie Sachkontenposition benötigt keine eigene Bestellung. Im Beispiel haben 40 EUR eine Service-Wareneingangsbasis; weitere 10 EUR werden direkt auf das bestätigte Sachkonto geschrieben. Beide Positionen stehen in derselben Servicerechnung, insgesamt 59,50 EUR einschließlich Steuer.
Der Bestellbezug bleibt auf Belegebene erhalten. Die zusätzliche Sachkontenposition wird ohne Positionsbasis übertragen.
Bezüge in SAP prüfen
- Öffne die geparkte Eingangsrechnung und prüfe im Reiter Inhalt die Positionen.
- Öffne per Rechtsklick Basisbeleg…, um den zugrunde liegenden Beleg zu prüfen.
- Öffne für zusätzliche Belegbezüge Buchhaltung → Bezugsbeleg. Unter Dokument hat Referenz auf zeigt SAP die referenzierten Belege; der gelbe Pfeil öffnet sie.
Im Verknüpfungsplan kann die Kette Bestellung → Wareneingang sichtbar sein, während der ungebuchte Rechnungsentwurf noch nicht als eigener Knoten erscheint. Prüfe die Entwurfsbezüge deshalb direkt über Basisbeleg… und Bezugsbeleg.