SAP B1 Rechnungsübergabe
Rechnungsdaten, Artikel- und Servicebelege sowie Exporteinstellungen für Skonto, Fälligkeit und Nebenkosten in SAP Business One.
Rechnungsübergabe an SAP Business One
kontori übergibt eine geprüfte und freigegebene Rechnung als geparkte Eingangsrechnung an die angebundene SAP-Firmendatenbank. Der Entwurf enthält die bestätigten Kontierungen und, soweit möglich, Verknüpfungen zu vorhandenen Bestellungen oder Wareneingängen. Die Verbindung wird unter SAP Business One einrichten beschrieben.
- In kontori prüfen. Rechnungsprüfung abschließen und Kontierungen bestätigen.
- Freigabe abschließen. Erforderliche Freigaben durchlaufen; anschließend startet der aktivierte automatische Export.
- In SAP weiterbearbeiten. Den geparkten Beleg prüfen und nach eurem SAP-Ablauf buchen.
Zuordnung der Rechnungsdaten
| Daten aus kontori | Ziel in der SAP-Eingangsrechnung |
|---|---|
| Zugeordneter Lieferant | Lieferant / GP-Code des SAP-Geschäftspartners |
| Rechnungsnummer des Lieferanten | Lieferantenref.nr. |
| Rechnungsdatum | Belegdatum |
| Buchungsdatum des Exportauftrags | Buchungsdatum; mit der entsprechenden Einstellung stattdessen das Belegdatum |
| Fälligkeit und vereinbartes Skonto | Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen gemäß der konfigurierten Fälligkeitsregel |
| Bestätigte Kontierung je Position | Sachkonto, Steuerkennzeichen sowie zugeordnete SAP-Verteilungsregeln und Projekte |
| Rechnungspositionen und Nettobeträge | Im Reiter Inhalt, als Artikel- oder Servicepositionen |
| Exportreferenz von kontori („Kontori KT-…“) | Bemerkungen, gegebenenfalls ergänzt um interne SAP-Kennungen der verwendeten Basisbelege |
Das Sachkonto stammt aus der bestätigten Rechnungskontierung. Auch eine Servicebestellung mit leerem Sachkonto kann deshalb als Basis dienen. Im Beispiel werden 40 EUR netto mit Konto 3980 und Steuerkennzeichen V2 übergeben; SAP zeigt 47,60 EUR einschließlich Steuer.
Die Rechnung enthält das in kontori bestätigte Konto, obwohl die zugehörige Servicebestellung kein Sachkonto vorgibt.
Belegart Artikel oder Service
SAP legt Artikel/Serviceart für den gesamten Beleg fest. kontori verwendet Artikel, wenn alle zu übergebenden Rechnungspositionen eine SAP-Artikelidentität oder eine passende Artikelbasis und eine gültige positive Menge haben. Eine Bestellung oder ein Wareneingang ist dafür nicht zwingend nötig.
Artikel 1234, Menge 1, Nettobetrag 10 EUR: Auch ohne Basisbeleg bleibt die Rechnung eine Artikelrechnung.
Fehlt einer Position die nötige Artikelidentität oder Menge, wird der gesamte Beleg als Service mit Sachkonten und Nettobeträgen übergeben. Artikelbasen werden dann nicht als Positionsbasis verwendet; passende Servicebasen können erhalten bleiben. Spricht die SAP-Beschaffung eigentlich für eine Artikelrechnung, zeigt ERP-Export den Hinweis Möglicher Fallback zur Servicerechnung. Prüfe die genannten Artikelverknüpfungen und Mengen; der Hinweis allein hält den Export nicht an.
Exporteinstellungen festlegen
Öffne unter Integrationen eure SAP-Business-One-Integration und den Abschnitt Geparkte Eingangsrechnungen. Die folgenden Regeln gelten für diese Integration. Schließe Änderungen mit Exporteinstellungen speichern ab.
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Automatischen Export aktivieren | Erstellt den Entwurf, sobald Prüfung, Kontierung und erforderliche Freigaben abgeschlossen sind. Zusätzlich muss der ERP-Schreibzugriff für geparkte Eingangsrechnungen freigegeben sein. |
| Buchungsdatum aus Belegdatum übernehmen | Verwendet das Belegdatum als SAP-Buchungsdatum. Ohne diese Option gilt das Buchungsdatum des Exportauftrags. |
| Fälligkeit des SAP-Belegs | Wählt zwischen Nettofälligkeit der Rechnung und Skontofrist verwenden, wenn Skonto vereinbart ist. |
| Nebenkosten als Belegzuschläge bündeln | Überträgt geeignete Nebenkosten als SAP-Fracht beziehungsweise Belegzuschläge statt als einzelne Rechnungspositionen. |
Skonto und Fälligkeit
Die Standardregel verwendet die Nettofälligkeit. Mit der Skontoregel steht stattdessen die vereinbarte Skontofrist im SAP-Fälligkeitsdatum. Beispiel: Bei 2 % Skonto bis 11.10. und netto bis 31.10. erhält der SAP-Beleg je nach Regel den 11.10. oder 31.10.. Ohne vereinbartes Skonto gilt weiterhin die Nettofälligkeit.
Nettofälligkeit, Skontosatz und Skontofrist bleiben in kontori erhalten. Skonto wird nicht als Belegnachlass von der Rechnungssumme abgezogen. kontori verwendet vorhandene SAP-Zahlungsbedingungen und Skontodefinitionen, deren Skontosatz und Fristen ab Belegdatum zur Rechnung passen müssen. Neue Konditionen werden dabei nicht angelegt.
Nebenkosten bündeln
Die Bündelung ist standardmäßig ausgeschaltet. Wird sie aktiviert, sind Fracht, Maut, Entladung / Kran und Witterungsschutz vorausgewählt. Unter Zu bündelnde Kostenarten (mindestens eine) lassen sich außerdem Versicherung, Zoll und Verpackung wählen. Paletten und Verpackung bleiben standardmäßig eigene Positionen; als Verpackung eingeordnete Nebenkosten können bei entsprechender Auswahl gebündelt werden.
Gebündelt werden fachlich bestätigte Nebenkosten mit gleichem Konto, Steuercode und gleichen Zuordnungen. Zum Beispiel können 5 EUR Fracht und 3 EUR Maut als 8 EUR Belegzuschlag übergeben werden. Mindestens eine reguläre Rechnungsposition muss erhalten bleiben; die Rechnungssumme ändert sich durch die Bündelung nicht.
Unklare Kostenarten, bestehende Positionsbezüge oder eine ungeklärte Verteilung von Belegnachlässen benötigen eine Prüfung. SAP muss außerdem passende Fracht-/Belegzuschlagsdefinitionen für Konto und Steuercode bereitstellen. Fehlt eine eindeutige Abbildung, wartet beziehungsweise scheitert die Übergabe mit einem konkreten Hinweis.
ERP-Übergabe prüfen
Unter Vorgänge → ERP-Export zeigt die Buchungsvorschau die Positionen, gebündelten Nebenkosten und Fälligkeiten nach den gewählten Regeln. Dort stehen außerdem Voraussetzungen, Ergebnis und SAP-Belegkennung. In SAP lässt sich der Entwurf unter Geparkte Belege öffnen. Vergleiche Lieferantenreferenz, Beträge, Kontierung und Belegart mit der Rechnung.
Die Verknüpfung mit Bestellungen und Wareneingängen sowie deren Prüfung in SAP sind unter SAP B1 Belegbezüge beschrieben.